Tarkvara legaalne kasutus on ausa ettevõtluse alustala. Nimetatud põhimõtte ning tarkvaraarendajate autoriõiguste kaitseks on loodud mitmeid institutsioone, kes ka usinalt oma tööd teevad. Näiteks rahvusvaheline organisatsioon Business Software Alliance või meil ka kohalikke äritarkvaraga tegelevaid firmasid ühendav Eesti Äritarkvara Liit. Seega võib igal ettevõttel tekkida vajadus oma litsentside kasutuse seaduslikkust tõestada. Kuidas seda teha?
Tarkvaralitsentside kasutusõiguse tuvastamise vaatenurgast võib litsentsid liigitada kaheks:
1) nimelised litsentsid (kus autoriõiguste omanik teab, kellele litsentse on antud);
2) anonüümsed litsentsid (nt karp/OEM, kus autoriõiguste omanik ei tea, kellele
litsents on antud).
Nimeliste litsentside kasutusõiguse tuvastamine toimub kas:
1) autoriõiguste omaniku litsentsikinnituse alusel või
2) autoriõiguste omaniku andmebaasi väljatrüki alusel.
Anonüümsete litsentside kasutusõiguse selgitamisel kontrollitakse alljärgneva loetelu mõlemaid punkte:
1) kasutaja originaalmaterjalide olemasolu. Originaalmaterjaliks loetakse näiteks toodet, Microsofti puhul autentsussertifikaadi kleebist jne.
2) raamatupidamisdokumenti, mis tõestab, et vastav toode on omandatud konkreetse kasutaja poolt.
Kui ühte neist punktidest ei ole võimalik tuvastada, ei ole üldjuhul võimalik tuvastada ka kasutusõiguse olemasolu konkreetsel juriidilisel isikul.
Raamatupidamise seaduses on sätestatud raamatupidamisdokumentide säilitamise tähtajad - üldjuhul 7 aastat. Mida teha aga siis, kui tuleb tõestada vanema programmi kasutusõigust ja raamatupidamisdokument on hävitatud? Tavaliselt on abi ka muudest tõenditest ja kontrolli teostamise hetkel esitatud programmi originaalmaterjalidest. Kui materjalid esitatakse hiljem, tuleb välistada, et juriidiline isik ei ole neid laenanud näiteks naaberettevõttelt.
Sekelduste vältimiseks soovitame pöörata eraldi tähelepanu tarkvaraga seotud dokumentatsiooni korrektsele ja organiseeritud säilitamisele. Tarkvarahalduses on kasulik hoida ostudokumentide koopiaid nii kaua, kui programmi kasutatakse!